home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Light ROM 1 / LIGHT-ROM 1 (Amiga Library Services)(1994).iso / ffdisks / d878.lha / bBaseIII / bBase.doc next >
Text File  |  1993-06-14  |  61KB  |  1,393 lines
  1.                                           
  2.                                            
  3.  
  4.  
  5.      For those users who are unfamiliar with this Text Reader (MuchMore),
  6.  
  7.           press the "Help" key for a description of the control keys.
  8.  
  9.              To print this documentation, just set up your printer,
  10.  
  11.                   and simultaneously press <Alt - Shift - O>.
  12.  
  13.                These 5 instruction lines should not be printed. 
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.                               bBaseIII 
  32.  
  33.  
  34.                           Version 1.3 
  35.  
  36.  
  37.                                       by 
  38.  
  39.  
  40.                          Robert Bromley 
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.                                  May 20, 1993
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.  
  75.  
  76.  
  77.  
  78.                                TABLE OF CONTENTS
  79.  
  80.  
  81.       1   INTRODUCTION     ............................................   2
  82.           1.1   What is bBaseIII?     .................................   2
  83.           1.2   Feature Summary      ..................................   3
  84.           1.3   Hardware Requirements     .............................   3
  85.           1.4   Software Requirements     .............................   3
  86.           1.5   Restrictions     ......................................   3
  87.           1.6   Starting bBaseIII     .................................   4
  88.           1.7   The bBaseIII Screen     ...............................   4
  89.           1.8   Copyright     .........................................   4
  90.  
  91.       2   THE REQUESTERS     ..........................................   5
  92.           2.1   The ARP File Requester     ............................   5
  93.           2.2   The Input Requester     ...............................   5
  94.           2.3   The Choice Requester     ..............................   5
  95.   
  96.       3   THE CURSOR KEYS     .........................................   5
  97.           3.1   If the Input Requester is NOT Open     ................   5
  98.           3.2   If the Input Requester IS Open     ....................   6
  99.  
  100.       4   THE SCREEN GADGETS     ......................................   6
  101.  
  102.       5   THE PROGRESS BAR     ........................................   7
  103.  
  104.       6   THE NOTES OPTION     ........................................   7
  105.  
  106.       7   THE MENUS     ...............................................   8
  107.           7.1   Project Menu     ......................................   8
  108.              7.1.1   Create a New Database  <F1>     ..................   8
  109.              7.1.2   Open an Existing Database  <F2>     ..............   9
  110.              7.1.3   Show All Records  <A>     ........................   9
  111.              7.1.4   Show Tagged Records    ...........................   9
  112.              7.1.5   Save Database  <F3>     ..........................   9
  113.              7.1.6   Save As     ......................................   9
  114.              7.1.7   Save Tagged Records     ..........................  10
  115.              7.1.8   Encrypt/Decrypt a File     .......................  10
  116.              7.1.9   About     ........................................  10
  117.              7.1.10  Quit  <Esc>     ..................................  10
  118.           7.2   Sort Menu     .........................................  10
  119.              7.2.1   Incremental Sort  <F4>     .......................  11
  120.              7.2.2   Decremental Sort  <F5>     .......................  11
  121.           7.3   Search Menu     .......................................  11
  122.              7.3.1   Search Fields  <F6>     ..........................  11
  123.              7.3.2   Search Notes     .................................  12
  124.              7.3.3   Tag All     ......................................  12
  125.              7.3.4   UnTag All  <U>     ...............................  12
  126.              7.3.5   Tag Invert     ...................................  12
  127.              7.3.6   Next Tagged Record  <X>     ......................  12
  128.              7.3.7   Goto a Record  <G>     ...........................  12
  129.           7.4   Change Menu     .......................................  13
  130.              7.4.1   Field Titles     .................................  13
  131.              7.4.2   Swap Position of 2 Fields     ....................  13
  132.              7.4.3   No. of Lines in Note Area     ....................  13
  133.              7.4.4   Fast Forward/Reverse     .........................  13
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.                                                                           1 
  139.  
  140.  
  141.  
  142.  
  143.  
  144.           7.5   Print Menu     ........................................  13
  145.              7.5.1   Displayed Record (to Printer)  <F8>     ..........  13
  146.              7.5.2   Displayed Record (to a File)     .................  14
  147.              7.5.3   Select Print Options  <F9>     ...................  14
  148.              7.5.4   Create WordPerfect Mail-Merge Data File     ......  14
  149.              7.5.5   Create Final Copy Mail-Merge Data File     .......  14
  150.              7.5.6   Create ProWrite Mail-Merge Data File     .........  14
  151.           7.6   Add Menu      .........................................  14
  152.              7.6.1   A Field     ......................................  14
  153.              7.6.2   A Record  <F10>     ..............................  14
  154.              7.6.3   Displayed Record  <C>     ........................  14
  155.           7.7   Delete Menu     .......................................  15
  156.              7.7.1   A Field     ......................................  15
  157.              7.7.2   Displayed Record  <Del>     ......................  15
  158.              7.7.3   All Tagged Records  <D>     ......................  15
  159.              7.7.4   UNdelete a Record     ............................  15
  160.           7.8   Notes Menu     ........................................  15
  161.              7.8.1   Enable     .......................................  15
  162.              7.8.2   Disable     ......................................  15
  163.              7.8.3   View/Edit Notes  <N>     .........................  16
  164.  
  165.       8   OTHER FEATURES     ..........................................  16
  166.           8.1   The "Disable Save" Option     .........................  16
  167.           8.2   The Low Memory Warning     ............................  17
  168.           8.3   The Print Options Window     ..........................  17
  169.              8.3.1   Hardcopy Reports     .............................  18
  170.              8.3.2   Mailing Labels     ...............................  18
  171.  
  172.       9   EXAMPLE DATABASE     ........................................  19
  173.  
  174.      10   THE COMPETITION     .........................................  19
  175.  
  176.      11   A NOTE ON ERROR MESSAGES     ................................  19
  177.  
  178.      12   IF YOU HAVE A PROBLEM!     ..................................  20
  179.  
  180.  
  181.  
  182.      1   INTRODUCTION 
  183.      
  184.      1.1   What is bBaseIII?
  185.  
  186.      bBaseIII is a full-featured, graphically interfaced, reasonably fast
  187.      and, I think you will agree, quite an easy-to-use database program.
  188.      Basically, it will sort, search for, display and print out stored
  189.      information, but there is more!  Refer to Section 1.2 - "Feature
  190.      Summary".
  191.  
  192.      Once a database has been loaded from disk, all modifications are done
  193.      in computer memory, and will NOT be permanently saved until the
  194.      database is Saved to disk.  This can be done using the Menu, the
  195.      Function Keys, or upon Quiting.
  196.  
  197.      Almost all functions of bBase may be accessed from Menus, and many
  198.      also have keyboard equivalents.  It multi-tasks extremely well, as it
  199.      does not burn up CPU time while not actually performing operations.
  200.  
  201.      bBaseIII was written in HiSoft BASIC Version 1.05, and compiled using
  202.      the HiSoft BASIC Professional compiler.
  203.  
  204.                                                                           2 
  205.  
  206.  
  207.      
  208.      1.2   Feature Summary
  209.  
  210.      Some of the features of bBaseIII are:
  211.  
  212.      - Very straightforward and EASY to use.
  213.      - Complete Graphical User Interface.
  214.      - Incremental or decremental sort, on any field.
  215.      - Uses a fast (for a BASIC program) shell-sort algorithm.
  216.      - Add or delete a field at any time.
  217.      - Restore deleted records.
  218.      - Copy a record to a "clip", ie. an ASCII text file, that may be
  219.        imported into another program.
  220.      - Save records in a format which can be (mail) merged into form
  221.        letters created by popular word processors.
  222.      - Optionally display entire database, or a filtered list, a screenful
  223.        at a time.
  224.      - Print out a record, a filtered list, or the whole database,
  225.        in many different formats.
  226.      - Print mailing labels.
  227.      - Databases may be scrambled for security, and then restored.
  228.      - A "Note" may be optionally attached to each record, independant
  229.        of the sorting fields, which will store over 1K of data.
  230.      - Search in any (or all) field(s), or the "Note" Area if active.
  231.      - Range Search, (less than or greater than) in any (or all) field(s).
  232.      - Any record may be quickly accessed with just a few mouse-clicks.
  233.      - Optionally disable the "Save to Disk" option to prevent accidental
  234.        alteration of the database.
  235.      - Well behaved in a multi-tasking environment.
  236.      - See "Revision History" for a more complete list.
  237.  
  238.      
  239.      1.3   Hardware Requirements
  240.  
  241.      Database programs tend to gobble up large amounts of memory.  bBaseIII
  242.      is no exception.  Since bBaseIII opens on it's own screen, and
  243.      reserves memory to hold the database, it requires about 800K of
  244.      available memory to run properly with a 300K+ database.  bBaseIII_600
  245.      and the Demo version require about 550K.
  246.  
  247.      Therefore, bBaseIII will not run on a basic 512 Kb machine.
  248.  
  249.      I have personally only tested bBase on unaccelerated A500 and A2000
  250.      computers using WB1.2, WB1.3 and WB2.04, but users have told me that
  251.      it also works "great" with a 40 mhz 68030 processor, some 32-bit SRAM,
  252.      and an A4000 with WB 3.0, so I think it will work on any Amiga.
  253.  
  254.      
  255.      1.4   Software Requirements
  256.  
  257.      The arp.library must be present in your Libs: directory for bBase to
  258.      run.  Also, if you want to print a file, the appropriate printer
  259.      driver must be in the "SYS:devs/printers" directory.
  260.      (Refer to Section 11 - "A NOTE ON ERROR MESSAGES).
  261.  
  262.      
  263.      1.5   Restrictions
  264.  
  265.      - 9 fields per record, plus, optionally, a 1K+ area for "Notes".
  266.      - 1250 records, or a database of approximately 310K, whichever comes
  267.        first.  (600 records and 125K for bBaseIII_600).
  268.  
  269.  
  270.                                                                           3 
  271.  
  272.  
  273.      
  274.      1.6   Starting bBaseIII
  275.  
  276.      From the Workbench; just click on the icon.
  277.  
  278.      From the CLI; usage is:      Run bBaseIII [-s] [-fFilename!] 
  279.  
  280.      Including the -s switch will start bBase with Saves Disabled.
  281.  
  282.      Including the -f switch will automatically load the requested database
  283.      file.  If using this switch, do not leave a space between "-f" and the
  284.      filename, and be sure to add an exclamation point (!) immediately after
  285.      the filename.  Also, do not include the ".bbase" extension.   EG. :
  286.  
  287.                       Run bBaseIII -s -fDF0:Files/Recipes! 
  288.           
  289.           NOTE 
  290.           Naturally, when using the -f switch, no exclamation points
  291.           should be used in the filename path.
  292.  
  293.      When bBase is initially run, all of the Menu items, except five items
  294.      in the Project Menu, will be ghosted until a database file is loaded.
  295.      The exception, of course, is if the "-f" switch is used.  In that case
  296.      a file will already be loaded.
  297.  
  298.      
  299.      1.7   The bBaseIII Screen
  300.  
  301.      The bBaseIII screen is a full size, high resolution, non-interlaced,
  302.      borderless screen using 8 colors.  To date, my compiler does not allow
  303.      gadgets to be put on the screen itself, so bBase does not have a back
  304.      or front gadget.  This means that some users may be unable to access
  305.      any other screens, with the exception of using <Left Amiga - N> to
  306.      return to the Workbench screen.
  307.  
  308.      A "screen shuffler" program, of course, will solve this problem.
  309.      To anyone who still does not have one of these programs, I highly
  310.      recommend that you get one - they generally make life easier.
  311.      There are a variety of shufflers available in Fred Fish's collection:
  312.      AutoCLI, Mach (II, III, IV) and MouseAide to name just three, or if
  313.      space is at a premium, try QMouse.  There are two flavors of QMouse,
  314.      one for WB1 and one for WB2.  Both of these tiny little wonders do a
  315.      lot in under 4K.  As an aid to those who may have this problem, QMice
  316.      will be included on the Registered disk.  QMouse V1.6 is a shareware
  317.      program by Lyman Epp.  QMouse V2.02, by Dan Babcock, is PD.
  318.  
  319.      On computers running AmigaDos Release 2, the <Left Amiga - M>
  320.      combination seems to do the job well.
  321.  
  322.      
  323.      1.8   Copyright
  324.  
  325.      bBaseIII is Copyright © 1992 by Robert Bromley. All rights reserved.
  326.  
  327.      This program, and its documentation, is provided "as is", without
  328.      warranty of any kind, expressed or implied, including, but not
  329.      limited to the implied warranties of merchantability and fitness for
  330.      a particular purpose.  Use this program at your own risk and
  331.      discretion.
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.                                                                           4 
  337.  
  338.  
  339.  
  340.      bBaseIII is shareware, and NOT Public Domain.  The Demo version ONLY
  341.      may be distributed, providing:
  342.  
  343.      1.  This file is included, unaltered, with ALL distribution copies.
  344.      2.  If bBaseIII is included with other programs in a compilation disk
  345.          or set of disks, then one copy of each of these disk(s) is sent
  346.          to me at the address shown in the shareware message which appears
  347.          immediately after the program starts.  This message identifies the
  348.          version as being a Demo version.
  349.  
  350.      The Demo version is identical to the Registered version in all
  351.      respects, except that it will not Load databases of larger than about
  352.      125K, or Save databases of larger than 30 records.  This is enough to
  353.      give you the "flavor" of the program.
  354.  
  355.  
  356.  
  357.      2   THE REQUESTERS 
  358.      
  359.      2.1   The ARP File Requester
  360.  
  361.      The requester used when asking for a file to Load or Save is the
  362.      standard ARP file requester.
  363.  
  364.      
  365.      2.2   The Input Requester
  366.  
  367.      This requester is used for general input.  It has full editing
  368.      capabilities.  It may be blanked at any time by pressing <Alt - X>.
  369.      Any time this requester is open, pressing <Esc> will close it.
  370.  
  371.      
  372.      2.3   The Choice Requester
  373.  
  374.      This requester will pop up at the top left corner, and advise you of
  375.      some impending action.  Typically, it will give you the option to
  376.      Proceed, or Cancel that action.
  377.  
  378.  
  379.  
  380.      3   THE CURSOR KEYS 
  381.      
  382.      3.1   If the Input Requester is NOT Open:
  383.  
  384.      Pressing the Cursor Up key will take you directly to the First Record.
  385.      The Cursor Down key displays the Last Record.
  386.      The Cursor Left key shows the Previous numerical Record, and
  387.      the Cursor Right key will show the Next numerical Record.  
  388.  
  389.      You can also move through the records using the mouse.
  390.      (Refer to Section 4 - "THE SCREEN GADGETS").
  391.  
  392.      Please note that for "browsing" through the database, the Left/Right
  393.      Cursor keys are the slowest way to do it.  If you are looking
  394.      for a particular record, I would encourage users to either Search for
  395.      it, or use the Alphabetic Jump Bar.  This will be much faster.
  396.      (Refer to Section 4 - "THE SCREEN GADGETS", SubSection 3).
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.                                                                           5 
  403.  
  404.  
  405.      
  406.      3.2   If the Input Requester IS Open:
  407.  
  408.      Whenever you are in Edit Mode (when the input requester is open, so
  409.      that you may Enter or Change data), Cursor Left/Right moves the cursor
  410.      within the gadget, while Cursor Up/Down moves through the fields.
  411.      You may also position the cursor by clicking in the requester.
  412.  
  413.  
  414.  
  415.      4   THE SCREEN GADGETS 
  416.  
  417.      At the top left corner of the screen, there is a gadget labeled "Esc".
  418.      Clicking on this gadget is the same as pressing the <Esc> key.  The
  419.      action performed when this gadget is clicked depends on your present
  420.      situation, and is explained in the relevant sections, but generally
  421.      it will Cancel some action.  This gadget is available only when a
  422.      database is loaded.
  423.  
  424.      Just above the upper-right corner of the Data Area is the Tag Box.
  425.      Any records which are currently on the Tag List will be identified by
  426.      a check-mark in this box.  Clicking in this gadget will act as a
  427.      toggle.  If the currently displayed record is not on the Tag List,
  428.      ie. not "tagged", then clicking here will add it to the list.  If the
  429.      displayed record is tagged, then clicking here will remove it from
  430.      the list.  Pressing <T> is the keyboard equivalent of this feature.
  431.      (Refer to Sections 7.3.3 and 4 - "Search - Tag/UnTag All").
  432.  
  433.      The number of records currently on the Tag List, if any, will be
  434.      displayed just to the left of the Tag Box.
  435.  
  436.      The Information Box at the bottom of the screen contains     / \
  437.      a gadget that looks something like that shown at the         | |
  438.      right.  This gadget represents the Cursor Keys, and    << <== G ==> >>
  439.      you can move about the database using these gadgets and      | |
  440.      the mouse instead of the Cursor Keys, if you so desire.      \ / 
  441.  
  442.      Clicking on the Up Arrow will take you directly to the First Record.
  443.      Clicking on the Down Arrow will take you to the Last Record.
  444.      The inner Left Arrow will show the Previous numerical Record, and the
  445.      inner Right Arrow will show the Next numerical Record.
  446.  
  447.      There are several other gadgets which will be helpful to those who
  448.      have large databases.  They will help you to position yourself in the
  449.      database more easily.  These are:
  450.  
  451.      1.  The outer horizontal arrow gadgets are Fast Forward (or Reverse)
  452.      gadgets.  Clicking on either of these will send you forward
  453.      (or backward) through the database 10 records at a time.  This number
  454.      is user configurable.  (Refer to Section 7.4.4 - "Change - Fast
  455.      Forward/Reverse").  The keyboard equivalents of these "fast" gadgets
  456.      are the "<" and ">" keys.
  457.  
  458.      2.  Clicking on the "G" in the center of the arrows (or pressing <G>
  459.      on the keyboard) will bring up the input requester, asking for the
  460.      number of a record to "Go to".  After entering a legal number,
  461.      the requested record will be displayed.  Press <Esc> to cancel.
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.                                                                           6 
  469.  
  470.  
  471.  
  472.      3.  There is an "Alphabetic Jump Bar" located just below the Record
  473.      Number, consisting of the letters a to z.  Clicking on one of these
  474.      letters will open a window showing all of the records that begin with
  475.      the selected letter, in the field that the database is sorted on.
  476.      EG, if your first two fields are First Name and Last Name, and the
  477.      database is sorted on the second field, then clicking on "h" will
  478.      show all records of persons whose LAST name begins with "h".
  479.      If no last name begins with "h", you will be informed.  The keyboard
  480.      equivalents to clicking on these letters are the <Shift - Letter>
  481.      keys - eg, <Shift - H> would do the same as described above.
  482.  
  483.      To help you remember which field the database is sorted on, after a
  484.      sort has been done, an "s" will be displayed between the Title and
  485.      Data Screens next to the sorted field.
  486.  
  487.      I have reluctantly extended this feature to include the fields which
  488.      are sorted numerically.  Pressing one of the UNshifted number keys,
  489.      from 1 to 0, will show you all records begining with that number,
  490.      IF the database was sorted on a field containing numbers.  Otherwise,
  491.      you will informed that there are no records begining with the selected
  492.      number in the sort field.  The problem with this is that if you are
  493.      aligning your numeric entries, (Refer to the bottom of Section 7.3.1 -
  494.      "Search Fields", for a discussion on aligning numeric entries), you
  495.      will not be able to use this feature to go to these records.  At any
  496.      rate, this restriction only applies to databases which are sorted on
  497.      fields with numeric data that must be aligned for sorting or searching
  498.      purposes, which I suspect will not be too many.
  499.     
  500.      If the word "Note" appears on the screen, just below the Data Area,
  501.      it is also a gadget.  Clicking on this word (or pressing <N> on
  502.      the keyboard), will display the Note Area for that record.
  503.  
  504.  
  505.  
  506.      5   The PROGRESS BAR 
  507.  
  508.      When time consuming actions are being performed, eg. Loading,
  509.      Searching, Saving, Sorting, etc., a Progress Bar will appear, in
  510.      place of the Jump Bar, to assure you that "something is happening",
  511.      and visually display to you just how the job is progressing.
  512.  
  513.  
  514.  
  515.      6   THE NOTES OPTION 
  516.  
  517.      bBase may be run with, or without the Notes option active.  When a
  518.      database is first created, you will be asked if you want to activate
  519.      this option.  When a database is loaded, bBase will determine if this
  520.      option should be activated, and react accordingly.
  521.  
  522.      Without the Notes option, the record storage is limited to 9 fields,
  523.      for a total capacity of 414 characters.  This will result in faster
  524.      searches, sorts, saves, etc., as there is less information to process.
  525.  
  526.      With the Notes option, each record has available an additional Note
  527.      Area of up to 1152 characters, which can be searched, but not sorted.
  528.      This increases each record's capacity by up to 378%, but slows down
  529.      program processing somewhat.  The choice is yours.  The Notes option
  530.      may be activated or de-activated, and the number of Note Lines set,
  531.      at any time from within the program.
  532.      (Refer to Section 7.4.3 - "Change - No. of Lines in Note Area" and
  533.      Sections 7.8.1 and 2 - "Notes - Enable/Disable").
  534.                                                                           7 
  535.  
  536.  
  537.  
  538.      7   THE MENUS 
  539.  
  540.      The most logical way to describe the operation of bBaseIII is
  541.      probably by describing the Menu operations.  The keyboard equivalents,
  542.      where applicable, are shown along with the Menu Titles.
  543.  
  544.      
  545.      7.1   Project Menu
  546.      
  547.      7.1.1   Create a New Database  <F1> 
  548.  
  549.      (If you are working on an existing database, and it has been altered,
  550.      you will be asked if you want to Save it before creating a new one).
  551.  
  552.      This will bring up the ARP file requester, asking for a name for your
  553.      new database.  Any filename of 20 characters or less will do.
  554.  
  555.      The input requester will then ask if you want to activate the Notes
  556.      option.  If you respond <Y>es, you will be asked how many Lines
  557.      the Note Area will have.  The maximum is 16 lines of 72 characters
  558.      each, for a total capacity of 1152 bytes.  The number of Note Area
  559.      lines may be altered at any time.  (Refer to Section 7.4.3 -
  560.      "Change - No. of Lines in Note Area").
  561.  
  562.      Next you are asked how many fields the new database will require.
  563.      There may be up to 9 fields in each database.  Fields may be added or
  564.      deleted at any time.
  565.  
  566.      You are then asked for the TITLES of each field of the database.
  567.      Each field title may be a maximum of 19 characters long, and may be
  568.      changed at will.  (Refer to Section 7.4.1 - "Change - Field Titles").
  569.      A "(1)" will appear, along with the input requester.  Enter the title
  570.      of your first field, eg. Last Name, First Name, Company, Address, or
  571.      anything else.  When it is correct, hit <Return>, and a "(2)" will
  572.      appear on the next line with the requester.  Enter the title of the
  573.      second, and all other fields, in this manner.
  574.  
  575.      The screen will now show all the field titles, an Instruction Box, the
  576.      File Name as first entered, a blank Data Area, and the Record Number,
  577.      which at this point will be "1".  The total number of records is
  578.      continuously displayed beside the record number.  It will now also
  579.      show "of 1".
  580.  
  581.      The input requester will now appear in the first field of the first
  582.      record, ready for you to enter data.  Enter the data.
  583.           
  584.           NOTE 
  585.           Double quotes are not accepted in any data field, as that would
  586.           mess up the alignment of all the following fields.
  587.           Single quotes are OK.
  588.  
  589.      A data entry may be a maximum of 46 characters long.  When it is
  590.      correct, hit <Return>, and the requester will move to the second
  591.      field.  When all fields are complete, (or you press <F10>), the
  592.      requester will close.  To add more records, select "Add - A Record"
  593.      from the Menu, or press <F10> again.  Complete all records in this
  594.      manner.  In this version there is a limitation of 1250 records.
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.                                                                           8 
  601.  
  602.  
  603.      
  604.      7.1.2   Open an Existing Database  <F2> 
  605.  
  606.      If you have previously created a database, and the ".bbase" file for
  607.      that database is stored on a disk, then use this item to access it.
  608.      If you are working on an existing database, and it has been altered,
  609.      you will be asked if you want to Save it before loading another.
  610.      Select the database file in the requester, and that database will be
  611.      retrieved and shown on screen.
  612.      Refer to Sections 3 - "THE CURSOR KEYS", and 4 - "THE SCREEN GADGETS",
  613.      for instructions on moving about the database.
  614.  
  615.      While a record is displayed, the Information Box will instruct you to
  616.      press "<Return> to Change Data".  Do so, and the requester will appear
  617.      in the first field, with that field's data.  <Return> or <Cursor Up/
  618.      Cursor Down> to the field you want to change, and make the changes.
  619.      At this point, you may either <Return> through all fields, or press
  620.      <F10> to exit Edit Mode.  The altered record is now displayed.
  621.           
  622.           NOTE 
  623.           ANY time you are in Edit Mode, whether Entering, Changing or
  624.           Searching for data, pressing <F10> will exit Edit Mode, and use
  625.           the data shown when you exited.
  626.      
  627.      7.1.3   Show All Records  <A> 
  628.  
  629.      If you want to quickly glance at more than one record at a time,
  630.      this will open a full-sized window, and display the first 70 or so
  631.      characters of ALL records, one record to a line.
  632.  
  633.      The display will pause after each 23 records - click on "Next Page" or
  634.      press any key to see the next screenful, or click on "Prev Page" to
  635.      see the preceding page.  Click on "Cancel", or Press <Esc> to leave
  636.      this function.  If you see a record you want to examine in detail,
  637.      just click on it.  You will then exit the Display window, and return
  638.      to the Main Screen, with the requested record displayed.
  639.      
  640.      7.1.4   Show Tagged Records 
  641.  
  642.      This works the same as the previous item, except that ONLY the tagged
  643.      records are displayed.  (Refer to Section 7.3.1 - "Search Fields").
  644.      
  645.      7.1.5   Save Database  <F3> 
  646.  
  647.      If the database has been altered since last saved, it will be Saved
  648.      to disk under the current filename, after confirmation.  The file
  649.      will have the extension ".bbase" automatically appended.
  650.  
  651.      If it has NOT been altered, you will be so informed, and given
  652.      the oportunity to abort the Save.
  653.           
  654.           NOTE 
  655.           Saving a large database may be a slow process.  If you find that
  656.           this is the case, I suggest you save it to RAM: first, then use
  657.           the AmigaDOS Copy command to copy it to disk.
  658.      
  659.      7.1.6   Save As 
  660.  
  661.      You will be prompted for a name to Save the database.  It is not
  662.      necessary include the ".bbase" extension at this time - it will be
  663.      appended automatically.
  664.  
  665.  
  666.                                                                           9 
  667.  
  668.  
  669.      
  670.      7.1.7   Save Tagged Records 
  671.  
  672.      The tagged records may be Saved as a separate .bbase file.  It may be
  673.      useful to use just some records as the seed of a new database.
  674.      
  675.      7.1.8   Encrypt/Decrypt a File 
  676.  
  677.      For people who have databases with "sensitive" data, (or for people
  678.      who are just plain secretive), bBase offers the capability of
  679.      "scrambling" a database - or any other file, for that matter.
  680.  
  681.      The file requester will appear.  Select the file to be scrambled.
  682.      You are then asked for a password.  After confirmation, the
  683.      file will then be read in, scrambled, and written back to disk under
  684.      the same name.  Examination of the file will now show that the file
  685.      characters have all been changed, many of them are now gibberish.
  686.  
  687.      To restore the file, you need only select this Menu item again.
  688.      Select the same file, and enter the same password.  The file will
  689.      then be read in, and written back to disk in its original form.
  690.      For what it is worth, executable programs, as well as data files, may
  691.      be scrambled and restored - try it with a copy of bBase!
  692.  
  693.      It should go without saying that it is essential that the same
  694.      password be entered to unscramble the file as was used to scramble it.
  695.      If the wrong password is entered, the scrambled file will be
  696.      re-scrambled.  The only way to get it back now is to select this item
  697.      again, and enter the last password.  This will restore the file to the
  698.      first scrambled state.  Now, if you can still remember the
  699.      first password, run this file through once more using it to restore
  700.      the file to its original state. 
  701.  
  702.      Please note that this is a time-consuming operation on large files,
  703.      and it does not utilize the Progress Bar.
  704.      
  705.      7.1.9   About 
  706.  
  707.      The usual stuff.
  708.      
  709.      7.1.10   Quit  <Esc> 
  710.  
  711.      If the database has been altered, you will be asked if you want to
  712.      Save before Quiting.  The <Q> key can also be used for this function.
  713.  
  714.      
  715.      7.2   Sort Menu
  716.  
  717.      You may sort the records in the database based on the data in any
  718.      field.  The Sort algorithm is designed to be most efficient when
  719.      sorting a database which is already mostly sorted, as will be the case
  720.      with databases over 90% of the time.  Initial sorts will take a little
  721.      bit longer.  Naturally, the larger the database, the longer it takes.
  722.  
  723.      After the database has been sorted, an "s" will be displayed between
  724.      the Title and Data areas, so that you will always know at a glance
  725.      which field the database has been sorted on.
  726.           
  727.           NOTE 
  728.           Any time that the database is sorted, the Tag List will be lost,
  729.           (ie. all records become "UnTagged"), since sorting the database
  730.           scrambles the list, and renders it meaningless.
  731.  
  732.                                                                           10 
  733.  
  734.  
  735.      
  736.      7.2.1   Incremental Sort  <F4> 
  737.  
  738.      The requester will ask which field you want to sort on.  The records
  739.      will be incrementally sorted on that field, and Record Number 1 of
  740.      the new list will be shown.
  741.      
  742.      7.2.2   Decremental Sort  <F5> 
  743.  
  744.      Same as above, but records are sorted and displayed from Z-A, or 9-0.
  745.  
  746.      
  747.      7.3   Search Menu
  748.      
  749.      7.3.1   Search Fields  <F6> 
  750.  
  751.      The input requester will appear in the first field of a blank record.
  752.      <Return> or <Cursor Up/Down> to the field that contains the data you
  753.      want to search for, and enter it.  A search string may be entered
  754.      in more than one field.  When all the criteria has been entered,
  755.      <Return> through all the fields, or press <F10>.  All records that
  756.      match ALL the search criteria become the Tag List, and the first match
  757.      is displayed.  When a match is found, you may Print it, Cancel the
  758.      search, Display the "Notes" for that record, UnTag (or ReTag) the
  759.      record, Delete the record, or Review all the records on the Tag List.
  760.      (Refer to Section 7.1.4 - "Show Tagged Records").  Pressing
  761.      <Any Other Key> will display the next matching record in the list.
  762.      Searches are NOT case dependent.
  763.  
  764.      If a match cannot be found, you will be advised "No Matching Records".
  765.  
  766.      Range search is also available.  EG., if you want to search an address
  767.      database for all names before Jones, or after Smith, simply add
  768.      a "<" or a ">" immediately before the name, with no intervening space.
  769.      Or, if you had a field containing birth years, you could find all
  770.      those born before (or after), for example, 1965, by entering "<1965".
  771.      You could also combine the two, and find all those entries before
  772.      (alphabetically) "Jones", and who were born after 1965.
  773.  
  774.      Equal-or-less-than and equal-or-greater-than may also be used by
  775.      preceeding the search string with "=<" or "=>" respectively.
  776.      Note that the equals sign must come first;  "<=" will not work.
  777.  
  778.      Bear in mind that in a search for entries "<p", (which will be treated
  779.      as "<P", because search is case independent), bBase will find all
  780.      entries up to and including all of the "O" entries, as you would
  781.      expect.  But, if you search for ">p", the found entries will not start
  782.      with the Qs, as you might expect, but will show the Ps as well.  This
  783.      is because, to a computer, "pa", or "pill", or "pasquale" are all
  784.      greater than just "p".  So, if you want to search for Qs and above,
  785.      you should enter ">pzz", or better still, ">q".
  786.  
  787.      Note also that bBase does not employ the concept of field types,
  788.      ie, there are no numeric fields - all fields are of the string type.
  789.      Therefore, if you are storing numbers in a field, (eg. 9, 60, & 500),
  790.      and you search for all records "<500", bBase will report "No Matching
  791.      Records".  This is because all strings are compared on a character-by-
  792.      character basis.  So, when the first character is examined, all other
  793.      first characters are compared to "5".  All we find is a "9" and a "6",
  794.      so bBase deduces that there are no records less than 500.
  795.  
  796.  
  797.  
  798.                                                                           11 
  799.  
  800.  
  801.  
  802.      When entering numeric data that you may wish to Search or Sort,
  803.      therefore, you must ensure that the data is properly aligned.  If you
  804.      will be entering numeric data with three digits, they must all be
  805.      entered with three digits.  So, when entering "9", it must be entered
  806.      as "009" or "  9", and the "60" entered as "060" or " 60".  You will
  807.      then find that Searches and Sorts operate as expected.  Searching for
  808.      entries of "<70" must now, of course, be entered as "< 70" or "<070".
  809.      
  810.      7.3.2   Search Notes 
  811.  
  812.      The requester will appear in the first field of a blank record.  Enter
  813.      the string you want to search the Note Area for.  Once the string has
  814.      been entered, the search will begin, and the first record which
  815.      contains the entered string in the Note Area will be displayed.
  816.      You now have the same options as described above - Print the Record,
  817.      (the Notes may be optionally included, if all fields of the record
  818.      are to be printed), Cancel, Delete, Display the Notes, Review the
  819.      Tagged Records, or Display the Next Tagged Record.
  820.           
  821.           NOTE 
  822.           Although the string is entered a field, the fields have nothing
  823.           to do with this search.  It is just a handy place to enter it.
  824.      
  825.      7.3.3   Tag All 
  826.  
  827.      All of the records in the database are "Tagged", ie. added to the
  828.      Tag List.  (Refer to Section 4 - "THE SCREEN GADGETS").
  829.      
  830.      7.3.4   UnTag All  <U> 
  831.  
  832.      All records are "UnTagged".  The Tag Record List is discarded, and all
  833.      references to Tagged Records in the Menus are ghosted.  This may be
  834.      handy if you want to create a new Tag List by clicking in the Tag Box
  835.      of some individual records.  Otherwise, the tagged records would be
  836.      added to the current Tag List.
  837.      
  838.      7.3.5   Tag Invert 
  839.  
  840.      Inverts the Tag List.  All Tagged records become UnTagged, and all
  841.      records that were UnTagged become Tagged.
  842.      
  843.      7.3.6   Next Tagged Record  <X> 
  844.  
  845.      If you interrupt your "Display the Next Tagged Record" sequence,
  846.      bBase will remember where you were in the sequence.  Selecting this
  847.      item will immediately display the Next Tagged Record after the
  848.      last one you have already looked at.  As mentioned above, if you
  849.      should sort the database, this item will become inoperable.
  850.  
  851.      When the last record on the list has been displayed, you will be
  852.      advised, "End of Tag List".  Selecting this item now, will skip
  853.      through the tagged records again, starting at the top of the list.
  854.      
  855.      7.3.7   Goto a Record  <G> 
  856.  
  857.      Activates the Goto a Record requester - the same as pressing <G>.
  858.      (Refer to Section 4 - "THE SCREEN GADGETS").
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.  
  864.                                                                           12 
  865.  
  866.  
  867.      
  868.      7.4   Change Menu
  869.      
  870.      7.4.1   Field Titles 
  871.  
  872.      Use this item to change the Titles of your fields.
  873.      The data itself is unaffected by this procedure.
  874.      
  875.      7.4.2   Swap Position of 2 Fields 
  876.  
  877.      Exchanges the position of two fields and their titles in the database.
  878.      EG, move field 3 to where field 7 was, and visa versa.
  879.      
  880.      7.4.3   No. of Lines in Note Area 
  881.  
  882.      The number of lines in the Note Area may be changed at any time.
  883.      No loss of data will occur except if the number of lines is reduced.
  884.      Then, naturally, data contained in lines greater than the new number
  885.      of lines will be lost.  In this instance, you will be notified that
  886.      data will be lost if you proceed, and how many records will be
  887.      affected.  You then have the option to Abort, Proceed, or View a list
  888.      of the affected records, (which will also abort the procedure).
  889.           
  890.           NOTE 
  891.           If the number of lines is reduced, and later increased before
  892.           leaving the database, the lost data will be recovered.
  893.  
  894.      Fewer lines result in slightly faster searches, sorts, etc.
  895.      
  896.      7.4.4   Fast Forward/Reverse 
  897.  
  898.      The "Fast Forward" arrow gadgets will skip through the database a
  899.      default 10 records per click, but this is user-configurable.  Use
  900.      this item to set your own number (maximum 999).
  901.  
  902.      
  903.      7.5   Print Menu
  904.      
  905.      7.5.1   Displayed Record (to Printer)  <F8> 
  906.  
  907.      This item will first ask how many fields are to be printed, and then
  908.      in which column position, from 1 to 80, to start printing (in case you
  909.      want to print onto a mailing label, or directly onto an envelope).
  910.  
  911.      If you elect to print all of the fields, you will then be asked if
  912.      you want the Notes printed as well (if this option is active).
  913.      If you elect to have the Notes printed, you will then be asked if you
  914.      also want the blank lines printed.  Some people may want this to make
  915.      a more symmetrical report.  Otherwise, only those lines containing
  916.      data will be printed.  (If you want the odd blank line to be included
  917.      as a "spacer", then just put 1 blank space on that line, and the space
  918.      will be printed).
  919.  
  920.      It will then send all characters of the requested number of fields
  921.      (and Notes) of the currently displayed record to the PRT: device.
  922.           
  923.           NOTE 
  924.           If the alignment of the print-out is not correct, switch the
  925.           printer Off, then On, just prior to using this item.
  926.  
  927.  
  928.  
  929.  
  930.                                                                           13 
  931.  
  932.  
  933.      
  934.      7.5.2   Displayed Record (to a File) 
  935.  
  936.      The File Requester will appear, asking for the name of the file you
  937.      want to create, holding all of the data in this record, (including the
  938.      Notes).  The default is "RAM:bBase_clip".  Once the data, eg. an
  939.      address, has been copied to this "clip", it may then be edited, and
  940.      imported into another program, such as a word processor, if desired.
  941.      
  942.      7.5.3   Select Print Options  <F9> 
  943.  
  944.      Opens the Print Options Window from which various formats of hardcopy
  945.      reports and mailing labels may be chosen.
  946.      (Refer to Section 8.3 - "The Print Options Window").
  947.      
  948.      7.5.4   Create WordPerfect Mail-Merge Data File
  949.  
  950.      7.5.5   Create Final Copy Mail-Merge Data File
  951.  
  952.      7.5.6   Create ProWrite Mail-Merge Data File 
  953.  
  954.      This will save all of the tagged records in a format that will be
  955.      accepted by the selected word processor as a secondary, or data file
  956.      in a Mail Merge operation.  You will be asked how many fields of the
  957.      records to use, and then the file requester will ask for a filename
  958.      to save the data file.  The default is "RAM:bBase_merge".
  959.  
  960.      I hope to eventually make this feature compatible with other word
  961.      processors, but so far I do not have the information on the format
  962.      required by others.  If your word processor is not listed, try one
  963.      that is - the format just might be the same.
  964.  
  965.      
  966.      7.6   Add Menu
  967.      
  968.      7.6.1   A Field 
  969.  
  970.      If you do not already have the full complement of 9 fields, this item
  971.      will add a blank field, in a designated location, with a title
  972.      consisting of 20 dots.  The title may be modified at any time.
  973.      (Refer to Section 7.4.1 - "Change - Field Titles").
  974.      
  975.      7.6.2   A Record  <F10> 
  976.  
  977.      Positions you at an empty record, with the input requester open,
  978.      ready for you to enter data into the first field of the new record.
  979.      Use the <Esc> key to abort if you arrived here by mistake.
  980.      
  981.      7.6.3   Displayed Record  <C> 
  982.  
  983.      This item will copy the record which is presently being displayed,
  984.      and Add it as the last record.  bBase will then move to this new, last
  985.      record, display it, and open the input requester.  It assumes that you
  986.      will not want two identical records, and will be wanting to make some
  987.      changes to it.  If this is not the case, just hit <Esc>.  This will
  988.      be very handy if you are entering similar records - it will be easier
  989.      to make some corrections to an existing record, than enter the whole
  990.      new record in from scratch.
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.  
  996.                                                                           14 
  997.  
  998.  
  999.      
  1000.      7.7   Delete Menu
  1001.      
  1002.      7.7.1   A Field 
  1003.  
  1004.      You will be asked which field you want to delete.  As usual, press
  1005.      <Esc> to abort.  The requested field, and all information contained
  1006.      in that field in all records will be deleted.
  1007.      
  1008.      7.7.2   Displayed Record  <Del> 
  1009.  
  1010.      After confirmation, the record currently displayed is deleted.
  1011.      
  1012.      7.7.3   All Tagged Records  <D> 
  1013.  
  1014.      After confirmation, all of the tagged records are deleted.
  1015.      To preview exactly which records will be deleted, refer to
  1016.      Section 7.1.4 - "Show Tagged Records".
  1017.      
  1018.      7.7.4   UNdelete a Record 
  1019.  
  1020.      This item is active when a record is UnDeletable.  When a record is
  1021.      deleted, it is first copied to the file "RAM:bBase_deleted".  If
  1022.      UNdelete is selected, a full-size window will open, showing the first
  1023.      23 records that were deleted.  Simply click on the record you want to
  1024.      restore, and it will be added as the last record in the database.
  1025.  
  1026.      If the database structure is altered after a record has been deleted,
  1027.      by adding or deleting fields or note lines, or swapping fields, this
  1028.      item will be unavailable, as the recovered data would be meaningless.
  1029.      The file "RAM:bBase_deleted" is itself deleted when a new database is
  1030.      loaded, or when bBaseIII is Quit.
  1031.  
  1032.      
  1033.      7.8   Notes Menu
  1034.      
  1035.      7.8.1   Enable 
  1036.  
  1037.      If the Notes option is currently disabled, this will enable notes.
  1038.      The database structure will be re-writen to allow a default number of
  1039.      four note lines per record.  As mentiond above, this number can be
  1040.      changed anytime.  (Refer to Section 7.4.3 - "Change - No. of Lines in
  1041.      the Note Area").  If this feature is used, the database must be
  1042.      Saved, and then Re-Opened before being used further, or it will become
  1043.      corrupted.  You will be reminded of this fact.
  1044.      
  1045.      7.8.2   Disable 
  1046.  
  1047.      If the Notes option is currently enabled, this will disable notes.
  1048.      All data in the Note Area will be lost, if the action is not
  1049.      aborted at the next requester.  Again, the database must now be Saved,
  1050.      and then Re-Opened prior to further use.
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.                                                                          15 
  1063.  
  1064.  
  1065.      
  1066.      7.8.3   View/Edit Notes  <N> 
  1067.  
  1068.      If there is a note attached to a record, even as much as one blank
  1069.      space, the word "Note" (how original) will appear on the Main Screen,
  1070.      at the bottom-right corner of the Data Area.  If there is no note,
  1071.      the word will not appear.
  1072.  
  1073.      To view the Note Window, just select this Menu item, press the <N>
  1074.      key, or click on the word "Note".  The Note Window consists of up to
  1075.      16 lines of data, each of which may hold a maximum of 72 characters,
  1076.      for a total storage of 1152 bytes of data per record.
  1077.  
  1078.      To Edit the data in the Note Window, just press <Return> while the
  1079.      window is open.  From there, it works identically to the Data Area of
  1080.      the Main Screen, except that the keyboard combinations of <Alt - I>,
  1081.      <Alt - D> and <Alt - U> are used to Insert, Delete or UNdelete a line.
  1082.      <Alt - I> will Insert a blank line at the active line, and all
  1083.      following lines move down 1 position.  <Alt - D> will Delete the
  1084.      active line, and all following lines move up 1 position.  <Alt - U>
  1085.      will UNdelete, or restore the previously Deleted line to the active
  1086.      line, and all following lines move down 1 position.  In the Insert and
  1087.      UNdelete cases, if there is data in the last line, you will be advised
  1088.      that it will be lost, and given the chance to abort.  As in the Main
  1089.      Data Screen, <Alt - X> will blank the line, and no other lines will
  1090.      move.
  1091.  
  1092.      Pressing <Esc> will exit Edit Mode, and any changes made to the active
  1093.      line since it became active, will be ignored.  Pressing <F10>
  1094.      will exit Edit Mode with all changes intact.
  1095.  
  1096.      While not in Editing Mode, press <Del> to Delete the entire note
  1097.      attached to that record.  To return to the Main Screen, press  <Esc>,
  1098.      <F10>, or the <Space Bar>.
  1099.  
  1100.  
  1101.  
  1102.      8   OTHER FEATURES 
  1103.      
  1104.      8.1   The "Disable Save" Option
  1105.  
  1106.      As a simple security device, mainly as a guard against someone
  1107.      accidentally altering or erasing data, I have added an option which
  1108.      will disable the ability to save database changes to disk.  
  1109.  
  1110.      To disable Saves, simply press <Alt - S> simultaneously.  The titlebar
  1111.      will briefly inform you that Saves are disabled, and now any attempt
  1112.      to Save the database to disk will be circumvented.  In this case, upon
  1113.      Quiting, a requester will ask if you want to Save the database
  1114.      (as usual).  If you select "Save", a second requester will inform you
  1115.      that the Save option has been disabled.  To Save the database, at the
  1116.      next requester, "Do you Really want to Quit?", select "Cancel",
  1117.      re-enable Saves, and Quit again.
  1118.  
  1119.      If you are running bBase from the CLI, using the "-s" switch on the
  1120.      command line will start bBase with the Saves already disabled.
  1121.  
  1122.      The <Alt - S> combination will toggle between Save Enabled and Save
  1123.      Disabled.  A message will appear briefly in the titlebar to keep you
  1124.      informed of the current status as it changes.
  1125.  
  1126.  
  1127.  
  1128.                                                                          16 
  1129.  
  1130.  
  1131.      
  1132.      8.2   The Low Memory Warning
  1133.  
  1134.      When bBaseIII is run, it reserves about 600K of memory to use for
  1135.      database storage in RAM, arrays, etc.  No matter how much RAM your
  1136.      computer has, this is all that is available to bBase!
  1137.      When a database is first loaded (and only then), bBase will check
  1138.      the available memory left in the program pool.  If the memory
  1139.      available to bBase is less than 2K, this means that you have a
  1140.      humungous database of over 300K, and very few more records may be
  1141.      added before the program will generate an error message.
  1142.      You will be advised if this Low Memory situation exists.  Press any
  1143.      key to cancel the warning.  The recommended action is: 
  1144.  
  1145.         1.  Trim down the size of your database by deleting some old
  1146.             records, or some of the record notes.
  1147.         2.  Drop me a line.  It's possible that a custom version of bBase
  1148.             that will set aside more memory (if you have it), will solve
  1149.             the problem.  For a $5 fee, I will attempt to create a
  1150.             "customized" version.  Tell me what you need.
  1151.         3.  If these are not feasable, you may have to consider a different
  1152.             database program.
  1153.           
  1154.           NOTE 
  1155.           If you are loading a new database after having just finished
  1156.           work on another, it is possible get get a false warning here.
  1157.           If you know your database size is within limits, I think
  1158.           you can safely disregard the warning in this circumstance. 
  1159.  
  1160.      
  1161.      8.3   The Print Options Window
  1162.  
  1163.      Choosing "Select Print Options" (from either the Print Menu, or by
  1164.      pressing <F9>) opens the Print Options Window.  Select from this
  1165.      window using the mouse, keyboard, or the Up/Down cursor keys.  The
  1166.      keyboard equivalents are the underlined letters of each label.
  1167.  
  1168.      At the top, there are toggle gadgets to select "Print All Records" or
  1169.      "Print Tagged Records"; "Bold On" or "Bold Off"; and "Print to PRT:"
  1170.      or "Print to File".
  1171.  
  1172.      Print All Records will do just that.  Print Tagged Records will print
  1173.      all currently tagged records.  Note that this toggle is inoperative if
  1174.      there are no tagged records.
  1175.  
  1176.      Bold allows you to select either Bold or Normal print styles.
  1177.      Note that, although you may select Bold On at any time, it is only
  1178.      effective, on my printer, at least, if the Pitch is set to Pica (80
  1179.      characters per line).  Other printers may not have this restriction.
  1180.  
  1181.      PRT: or File determines whether the requested records will be Printed,
  1182.      or Copied to a File.  In the latter case, the File Requester will
  1183.      appear, and you may specify the filename to copy the records to.
  1184.      The default is "RAM:bBase_report".
  1185.  
  1186.      At the bottom are gadgets labeled "Cancel", "Help" and "Print!".
  1187.      "Cancel" is self-explanatory.  "Help" opens a Help Window which
  1188.      explains the terms used in the Print Options Window, so this
  1189.      information is not included here.  "Print!" will print (or copy) the
  1190.      selected records using the selected format.  The <Return> key is
  1191.      another keyboard equivalent for "Print!".
  1192.  
  1193.  
  1194.                                                                          17 
  1195.  
  1196.  
  1197.      
  1198.      8.3.1   Hardcopy Reports 
  1199.      
  1200.      Database reports can be obtained in these formats:
  1201.  
  1202.      Adjacent Single Line  (Pica, Elite or Condensed).
  1203.           The "Notes" attached to your records may optionally be also
  1204.           printed out using this format.  Follow the prompts.
  1205.      Aligned  Single Line  (Pica, Elite or Condensed).
  1206.      Block,  2 across          Block,  3 across          Super Space Saver
  1207.  
  1208.      These are explained in the Help Window, but try them all, and see
  1209.      which one (or more) best suits your needs.
  1210.  
  1211.      With each report there will be a Title Line, containing the name
  1212.      of the database, and, if your system is showing a current date, the
  1213.      date of the printing.  You will also be given the oportunity of
  1214.      inserting a (maximum) 26 character comment on the Title Line, between
  1215.      the title and the date.  Just type it in when prompted.
  1216.  
  1217.      Along the top of the Data Area are 4 white pixels.  These pixels will
  1218.      align with the data entry cursor at the 24, 25, 38 and 43 character
  1219.      positions.  As some of the above reports are truncated to these
  1220.      number of characters (Refer to the Help Window), they are a guide to
  1221.      indicate that the data beyond will not be printed when some print
  1222.      options are selected.
  1223.      
  1224.      8.3.2   Mailing Labels 
  1225.  
  1226.      Mailing labels of 15/16 inch, and 1 7/16 inch, in 1-across roll type,
  1227.      and 2 or 3-across sheet type are all supported.
  1228.  
  1229.      If you have selected a mailing label option in the Print Options
  1230.      Window, when you click on "Print!" you will be asked whether your
  1231.      labels are 1, 2 or 3-across, how many fields of your database you want
  1232.      printed on the label, and in which column you want the printing to
  1233.      start.  The column defaults work for me, but your paper may be aligned
  1234.      a bit differently.  Once this information is received, the printing
  1235.      (or copying) operation will start.
  1236.  
  1237.      If you tell bBase you want, for example, 4 fields printed, then the
  1238.      first 4 fields will be printed, in numerical order.  Make sure that
  1239.      these are the ones you want printed.  You can temporarily move the
  1240.      fields around, if desired, to get the alignment you want.
  1241.      (Refer to Section 7.4.2 - "Swap Position of 2 Fields").
  1242.  
  1243.      Due to the size constraints of the labels, there are limits on the
  1244.      number of characters of each field, and the number of fields, that
  1245.      this function will print.  This information is in the Help Window.
  1246.  
  1247.      There is a problem in this area that I have been unable to solve.
  1248.      If you are printing mailing labels, and you have selected "Bold On",
  1249.      the printer will generate one carriage return before the printing
  1250.      starts.  This will disrupt your label vertical alignment by one line.
  1251.      As a kludge, I have inserted a five second pause here, before the
  1252.      printing will start.  This will give you time to re-align the labels.
  1253.      Another answer, of course, is to not use bold with the mailing label
  1254.      option.  Sorry, all - I'm still working on it.
  1255.  
  1256.  
  1257.  
  1258.  
  1259.  
  1260.                                                                          18 
  1261.  
  1262.  
  1263.  
  1264.      9   EXAMPLE DATABASE 
  1265.  
  1266.      There is an example database included in this package.  Everyone uses
  1267.      the Name and Address example, so I opted for something different.
  1268.      The file "Recipes.bbase" is a sample database showing one way of
  1269.      keeping track of recipes, without having to re-type them all.
  1270.      It merely shows where they can be found when needed.  With this
  1271.      database you can Sort the recipes by Name, Catagory, or anything else.
  1272.      You can Search for all recipes containing a listed ingredient, recipes
  1273.      you have already served to given people, or just the location of the
  1274.      recipe if you have forgotten which of your 647 recipe books it is in.
  1275.      I have found this to be very useful.
  1276.  
  1277.  
  1278.  
  1279.      10   THE COMPETITION 
  1280.  
  1281.      I have put literally thousands of hours of work into bBase, and I am
  1282.      quite proud of the result.  For various reasons, though, there are
  1283.      limitations in the program, (primarily the number of fields and the
  1284.      number of records), which may make it unsuitable for some purposes.
  1285.  
  1286.      There are other fine non-comercial database programs available, and I
  1287.      would encourage you to try them and compare.  I have looked at most
  1288.      of them, and frankly, I prefer bBase, (could I possibly be biased?).
  1289.      But, some may have features that bBase does not have, which could make
  1290.      them more suitable for you.
  1291.  
  1292.      Following is a list of the programs I have noticed.  Most of them are
  1293.      in the Fred Fish collection, and so are readily available.
  1294.  
  1295.      DataEasy  - Fred Fish 526     WBase    - Fred Fish 653
  1296.      DataFiler - Fred Fish 721     VCRFiler - Fred Fish 721
  1297.      AmigaBase - Fred Fish 792     ProData - Amiga Format Coverdisk, Feb 93
  1298.      Addresser - Fred Fish 767
  1299.  
  1300.  
  1301.  
  1302.      11   A NOTE ON ERROR MESSAGES 
  1303.  
  1304.      Listed below are a some of the error messages that could be
  1305.      encountered while using bBase, and a possible solution.
  1306.  
  1307.      - "Insufficient memory".  This is pretty self-explanitory - bBase is
  1308.        requesting more memory than is available.  Free memory can be
  1309.        increased by deleting items from the T: directory, or quitting
  1310.        other background programs (perhaps a memory cache program?).
  1311.  
  1312.      - "Device Unavailable at line xx in module LIBRARY".  (This error will
  1313.        Abort the program before it even gets running).  bBase can't find
  1314.        the arp.library in your Libs: directory.  To correct, just
  1315.        copy the library (available almost anywhere) to Libs:.
  1316.  
  1317.      - "DEVICE UNAVAILABLE!"  Every time I have received this message,
  1318.        it was due to trying to open a window (Show All Records, Show Tagged
  1319.        Records, View Notes, or even About), when the system had
  1320.        insufficient Chip RAM to do so.  Closing the windows of other
  1321.        multi-tasking programs might help.
  1322.  
  1323.  
  1324.  
  1325.  
  1326.                                                                          19 
  1327.  
  1328.  
  1329.  
  1330.      - "CAN'T FIND PRINTER DRIVER!".  There were three reported cases of
  1331.        this error occurring in bBaseII.  All were from England, and all
  1332.        occcurred when trying to print a database.  The error was caused
  1333.        by independent companies putting bBase on a self-booting disk
  1334.        that contained a Release 1.x "devs/system-configuration" file which
  1335.        assumed a printer driver that was not available.
  1336.  
  1337.        To prevent the error:
  1338.        a)  Copy the "system-configuration" file from your normal boot disk
  1339.            to the bBaseIII self-booting disk, or,
  1340.        b)  Examine the "system-configuration" file on the bBaseIII disk to
  1341.            determine what driver it is looking for, and ensure that driver
  1342.            is located in your "devs/printers" directory.
  1343.  
  1344.  
  1345.  
  1346.      12   IF YOU HAVE A PROBLEM! 
  1347.  
  1348.      If you find that either the Demo or Registered versions of bBase do
  1349.      not perform according to the information found in this documentation,
  1350.      please let me know.  This is your program - you paid for it,
  1351.      and it should work for you.
  1352.  
  1353.      Descriptions of problems are difficult, at best.  To assure a
  1354.      satisfactory solution to your problem, please do the following:
  1355.  
  1356.      1.  Re-read this documentation.  The answer could be right here.
  1357.          If not ...
  1358.  
  1359.      2.  Copy your version of bBase onto a disk, along with a copy of one
  1360.          of the databases that you are having trouble with, and mail it to
  1361.          me, along with a detailed description of the problem, and the
  1362.          steps you must take to make the problem recur.  This will
  1363.          accomplish two things.  First, it will confirm that this is your
  1364.          legitimate, unaltered copy, (refering, of course, to Registered
  1365.          versions), and second, with the problem right in front of me,
  1366.          I will almost certainly be able to ascertain, and perhaps correct,
  1367.          the problem.  In any case, I will naturally return your disk,
  1368.          hopefully with the problem corrected.
  1369.  
  1370.      Any reported bugs will, if possible, be fixed in the next release.
  1371.  
  1372.      Thank you for your interest in bBaseIII.  If you have any comments or
  1373.      suggestions regarding this program, I would be pleased to hear from
  1374.      you.  All correspondance will be answered.
  1375.  
  1376.  
  1377.      
  1378.                 __
  1379.                /_/  __   /_
  1380.            _  /_/  /_/  /_/  _ 
  1381.  
  1382.  
  1383.              Robert Bromley
  1384.              1168 Timber Lane
  1385.              Victoria,   B.C.
  1386.              CANADA   V8Y 1E4
  1387.  
  1388.  
  1389.  
  1390.  
  1391.  
  1392.                                                                          20 
  1393.